Bruggen bouwen naar beter:
De weg van Triade Vitree als lerende organisatie
De lerende organisatie
Samen streven naar een continue verbetering en ontwikkeling van medewerkers en teams is cruciaal voor het verhogen van de kwaliteit van onze zorg en ondersteuning. Deze missie vereist een collectieve inzet en betrokkenheid van alle partijen, waaronder beroepsorganisaties, opleidingsinstituten, en andere relevante stakeholders. Centraal in onze aanpak staat het belang van leren van elkaar, waarbij de uitwisseling van kennis en ervaringen over de grenzen van verschillende beroepsgroepen heen een sleutelrol speelt. Door elkaar te begrijpen, samen te verkennen en te groeien, bouwen we bruggen tussen het verleden, het heden en de toekomst.
Verbeteren en veranderen
In het Kwaliteitsbeeld 2023 hebben we de fundamenten belicht die essentieel zijn voor het leveren van passende zorg aan onze cliënten, met als doel hen een optimale levenskwaliteit te bieden. Hoewel in 2023 aanzienlijke inspanningen zijn geleverd om onze financiële gezondheid te verbeteren, bleef de kwaliteit van onze zorg in de basis op een goed niveau. Echter, het werd duidelijk dat onze organisatie niet altijd handelde vanuit een samenhangende en duidelijk gedefinieerde visie. Dit resulteerde in medewerkers die zich onzeker voelden over hun handelen en zich niet adequaat voorbereid voelden op hun taken.
Wat gaat goed en willen wij behouden?
Wat willen wij verbeteren?
Per bouwsteen vatten wij samen waar de veranderkansen liggen:
Verbeteren in bouwsteen 1: de zorg rondom de individuele cliënt:
- Vaststellen van de mensvisie en dat operationaliseren.
- Betekenisvolle dag-invulling (‘kanslijn 1’) in relatie tot de zorg en ondersteuningsvisie.
- Samenwerken met het netwerk > resultaten van de werkgroep ‘kanslijn 5’ benutten.
- Het elektronisch cliëntendossier (ECD) implementeren.
Ad1. Vaststellen mensvisie
In 2024 streven we ernaar onze mensvisie en kernprincipes te vertalen naar een duidelijke kwaliteitsvisie in de zorg. Dit houdt in dat we onderzoeken hoe onze ambities en visie zich manifesteren in een cultuur van kwaliteit, die bijdraagt aan het realiseren van onze missie. We zullen nagaan welke behandel- en begeleidingsmethoden het beste aansluiten bij onze visie en wat dit betekent voor ons professioneel handelen. Ons doel is om deze visie concreet te maken in ons beleid, besluitvorming, leiderschapsstijlen, opleidingsstrategieën, en de verwachtingen over de werk- en benaderingswijzen van iedereen ten opzichte van cliënten en collega's.
Centraal in onze aanpak staat het relationeel handelen en de behoeften van de cliënt vooropstellen, waardoor we niet vasthouden aan één specifieke methode. In plaats daarvan kiezen we voor een flexibele, methodische aanpak die afgestemd is op de individuele cliënt. Hoewel we ons niet exclusief richten op methoden zoals 'Triple C', verwachten we wel dat onze professionals in staat zijn om relevante elementen hieruit toe te passen, afgestemd op de behoeften van de cliënt. Deze aanpak verrijkt ons professionaliseringsaanbod, inclusief het onboardingstraject, en zorgt ervoor dat de instrumenten die we inzetten, aansluiten bij onze veelzijdige methoden.
Ad2. Betekenisvolle dag-invulling in relatie tot de behandeldoelen
In 2024 gaat een werkgroep van start met twee projecten, gericht op het realiseren van een betekenisvolle daginvulling voor onze cliënten.
Het eerste project betreft het opzetten van leerlijnen voor ‘groen’ en ‘schoonmaak’ gericht op onze jongere cliënten. De jongere doelgroep willen we aanspreken op hun talenten en mogelijkheden. We werken samen met jongeren om hun wensen en behoeften op het gebied van leren, ontwikkeling en eventueel (beschut) werk in kaart te brengen. We ondersteunen hun vaardigheidsontwikkeling door specifieke leertrajecten en het behalen van certificaten aan te bieden. In samenwerking met UWV Jobcoaching streven we ernaar om jongeren geleidelijk te begeleiden naar passend (betaald) werk. Verder is het ons doel om leerlijnen binnen onze organisatie beschikbaar te maken via een digitale leeromgeving (vergelijkbaar met STAP) voor cliënten, of om aan te sluiten bij een bestaande academie.
Het tweede project betreft de ouder wordende cliënten. Voor onze ouder wordende cliënten of cliënten met een fysieke beperking, streven we ernaar om binnen hun woonlocaties een dagbestedingsaanbod te realiseren dat aansluit bij hun wensen, mogelijkheden en behoeften, direct op locatie. Voor de ouder wordende cliënten willen wij in 2024 onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om dagbesteding op de woonlocatie zelf te organiseren.
Ad3. Samen werken met het netwerk
We zien dat de mate van samenwerking met de naasten en het sociale netwerk van een cliënt sterk afhankelijk is van de betrokken personen. Driehoekskunde, dat de cruciale samenwerking tussen cliënten, hun familieleden en professionals benadrukt, erkent de unieke inzichten die ouders of verzorgers in hun kind hebben en hun levenslange betrokkenheid bij diens welzijn. Deze aanpak bevordert gezamenlijke activiteiten, bouwt wederzijds vertrouwen op, en bevordert een holistische ontwikkeling en ondersteuning van de cliënt. Voor de meest effectieve ondersteuning van de cliënt is het essentieel dat elke partij binnen de ‘driehoek’ zijn rol, positie en verantwoordelijkheden kent en respecteert. Om deze reden willen we deze samenwerking versterken, wat aansluit bij onze ontwikkelende mensvisie. Daarom is in 2023 een werkgroep opgericht als deel van ‘kanslijn 5’, een initiatief van de zorgkantoren. Voorafgaand aan de start van een pilot in 2024, organiseren we een inspiratiesessie voor medewerkers en cliënten.
De werkgroep heeft de volgende doelstellingen:
- Voor nieuwe cliënten: opstellen van een advies om in de intakeprocedure de mogelijkheden van het netwerk en de behoeften van de cliënt met elkaar te verbinden.
- Opstellen van een advies om de betrokkenheid van het netwerk te vergroten bij cliënten die al in zorg zijn.
- Borgen van het samenspel van de cliënt, het netwerk en de professional in de hele organisatie.
Zo streven we ernaar om binnen heel Triade Vitree een inhaalslag te maken, gericht op het verbeteren van de samenwerking met het netwerk van de cliënt. We richten onze aandacht zowel op het formele als het informele netwerk, inclusief vrijwilligers, vooral voor die cliënten die geen betekenisvolle andere in hun leven hebben, en onderzoeken hoe deze netwerken effectief kunnen samenwerken.
Ad4. Het elektronisch cliëntendossier implementeren
Door de implementatie van het cliëntdossiersysteem Care4 hebben we al veel vooruitgang geboekt in het vereenvoudigen van het beheer van cliëntgegevens. We lopen nog tegen enkele uitdagingen aan waaraan verder gewerkt wordt. We zijn van plan deze vooruitgang verder uit te bouwen. In 2024 zullen we het Cliëntportaal introduceren, wat niet alleen de samenwerking met het netwerk van de cliënt zal bevorderen, maar ook voldoet aan een wettelijke vereiste.
Verbeteren in bouwsteen 2: Cliëntervaringen gebruiken
Cliëntervaringen als basis voor verbeteren van de kwaliteit van zorg
Uit de interviews met de betrokken werkgroep, trainers, cliënten en begeleiders die de methode toepassen, blijkt in grote lijnen het volgende:
- Het gedachtegoed van Dit Vind Ik Ervan!, de onderzoekende dialoog, is waardevol.
- Iedereen die de training heeft gevolgd, erkent de waarde van het bewust voeren van de gesprekken en begrijpt waarom je gemaakte afspraken met de cliënt vastlegt en ervaring laat scoren.
- Niet iedereen die getraind werd, past het in de praktijk vervolgens bewust toe – het hangt sterk van de individuele begeleider af (geen team-opdracht).
- Niet iedereen heeft de training in 2023 gevolgd, met als voornaamste reden een hoog gevoelde werkdruk (roosterproblemen).
- Betrokkenen bevestigen allemaal dat het onderdeel van het onboardingproces moet zijn, dit wordt in 2024 verder uitgewerkt.
- Noch op teamniveau, noch op organisatieniveau, worden of kunnen de uitkomsten effectief benut worden.
Met de conclusies uit dit Kwaliteitsbeeld 2023, kiezen wij ervoor om de implementatiestrategie voor de brede invoering van dit instrument een nieuwe impuls geven. Daarbij hebben wij voor ogen dat:
- DVIE! onderdeel wordt van het onboardingtraject.
- Er waar mogelijk, locatie gebonden begeleiding op teamniveau geboden kan worden.
- De organisatie werk maakt van het benutten van de uitkomsten.
Verbeteren in bouwsteen 3: Professionaliseren
Triade Vitree identificeert zich als een lerende organisatie, waarbij het afgelopen jaar volop kansen bood om van elkaar te leren. We hebben teamvisitaties en interne audits georganiseerd, waarbij in 2023 voor het eerst de waarderende auditmethode werd toegepast. Daarnaast deelden we informatie via het intranet, plaatsten filmpjes over innovaties zoals zorgtechnologie in de nieuwe locatie Noordzijde (Emmeloord), onderzochten de oorzaken van incidenten, bespraken klachten en volgden adviezen op van de medezeggenschapstafels. Zowel successen als leerpunten werden gedeeld, meestal in klein verband met de direct betrokkenen. Desondanks vonden we het lastig om overkoepelende inzichten, signalen of trends te herkennen en deze inzichten op een brede schaal te delen met meer medewerkers dan enkel de direct betrokkenen.
Teamvisitaties spelen een cruciale rol in het onderling leren en de ontwikkeling van teams. We streven naar een meer onderzoekende benadering tijdens deze visitaties, waarbij teams elkaar niet alleen informeren maar ook inspireren door kritische vragen te stellen en transparantie te bieden. Het is essentieel dat deze processen ondersteund worden door dialoogbegeleiders, die teams aanmoedigen tot diepgaande vragen vanuit specifieke leerdoelen.
In 2023 hebben we een uitgebreide interne audit op het gebied van Human Resources (HR) uitgevoerd, volgens de nieuwe methode van waarderend auditen. Het is belangrijk dat de resultaten van deze audits leiden tot concrete verbeteringen. We geven de voorkeur aan één grondige audit met significante verbeteringen boven meerdere audits zonder zichtbaar resultaat.
Bij de totstandkoming van het Kwaliteitsbeeld 2023 constateerden we dat zorginnovatie het afgelopen jaar onvoldoende aandacht heeft gekregen binnen onze organisatie.
Behalve de ingebruikname van de tablets en dwaaldetectie op de locatie Noordzijde, lijken er geen andere nieuwe innovaties plaats te hebben gevonden. Een paar initiatieven, zoals ‘beeldbellen’ zijn niet verder dan een pilotfase gekomen. Er is ook geen gedeeld beeld over wat zorginnovatie behelst; een besproken voorbeeld is de voorgenomen aanpassing van de fysieke woonomgeving op locatie ‘Het Gelderse hout.’ Er is wel overeenstemming dat er qua inzet van zorginnovatie nog veel mogelijk is.
De verbeterpunten zijn concreet:
- Organiseren van collectief leren en breed delen van lessen en ervaringen.
- Aanscherpen van effectiviteit van teamvisitaties en interne audits.
- Thema’s als informatie delen, inspireren, waarderend auditen en bij elkaar in de keuken kijken, zijn elementen die onderdeel zijn van de kwaliteitscultuur die wij nastreven.
- Het opstellen van onze visie op zorginnovatie, waaronder breder toepassen van zorgtechnologie.